Ny kassasystemlov

Finansdepartementet har med virkning fra 1. januar 2019 fastsatt endringer i bokføringsforskriften med tilpasninger til kravene i kassasystemlova med forskrift.

Kassasystemlova og kassasystemforskrifta trådte i kraft 1. januar 2017, og gjelder for alle som tilbyr kassasystemer til bokføringspliktige som nevnt i bokføringsloven § 2. Reglene innebærer at alle kassasystemer som tilbys, enten dette skjer gjennom salg, utleie eller utlån, må tilfredsstille kravene i kassasystemlova og -forskrifta. Leverandøren må levere en produkterklæring til skattekontoret om at kassasystemet oppfyller kravene. Produkterklæringen skal videre følge med kassasystemet.

Bokføringspliktige som kjøper, leier eller låner et nytt kassasystem fra og med 1. januar 2017, må se til at det medfølger en slik produkterklæring. For øvrig gjelder fortsatt kravene til registrering og dokumentasjon av kontantsalg slik de er i dag.

Kassasystemer anskaffet før 1. januar 2017 kan fortsatt benyttes til og med 31. desember 2018, selv om de ikke oppfyller kravene i kassasystemlova og -forskrifta.

1. januar 2019 trer ny § 10 a i bokføringsloven i kraft (jf. lov 19. juni 2015 nr. 53). Fra dette tidspunkt skal bokføringspliktige som hovedregel registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemlova og -forskrifta. Finansdepartementet har i forskrift 20. desember 2016 nr. 1752 kommet med utfyllende bestemmelser og unntak, som fra 1. januar 2019 endrer de reglene vi nå har i bokføringsforskriften delkapittel 5-3 og 5-4 om registering og dokumentasjon av kontantsalg. I det videre kommenteres enkelte sentrale endringer som det kan være nyttig å kjenne til allerede nå.

Virkeområde for kontantsalgsreglene

Kontantsalg defineres fortsatt som salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel. Det gjøres imidlertid et nytt unntak fra dette, hvor salg over internett eller ved oppkrav fra og med 1. januar 2019 ikke lenger anses som kontantsalg (bokføringsforskriften § 5-3-1 nytt første ledd bokstav a, jf. også kassasystemlova § 2 bokstav a). Bokføringspliktige med slikt salg behøver dermed ikke å anskaffe eller oppgradere til et kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og -forskrifta. I stedet må salg over internett eller ved oppkrav fra og med 1. januar 2019 dokumenteres med salgsdokumenter utstedt i samsvar med reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1 og 5-2 (ordinær kredittfakturering). Det legges til grunn at slike salg også må bokføres i kundespesifikasjonen etter bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3.

Unntak fra plikten til å benytte kassasystem ved kontantsalg

Også for salg som omfattes av definisjonen av kontantsalg i bokføringsforskriften § 5-3-1, vil det etter 1. januar 2019 fortsatt finnes enkelte unntak fra kravet om å benytte et kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og -forskrifta. Disse unntakene finnes som før i bokføringsforskriften delkapittel 5-4, men innholdet endres noe. Den viktigste endringen er at kontantsalg ifølge bokføringsforskriften § 5-4-1 nytt tredje ledd ikke kreves registrert i et kassasystem dersom den bokføringspliktige utsteder salgsdokument (kontantfaktura) i samsvar med reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1. Dette innebærer at alle bokføringspliktige, for alle typer kontantsalg, får to valg fra 1. januar 2019:

• Hovedregel: Registrering og dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og -forskrifta, i samsvar med reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-3.
• Unntaksregel: Utstedelse av salgsdokument (kontantfaktura), i samsvar med reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1. Det må etter bokføringsforskriften § 5-4-5 foretas daglig opptelling av kassabeholdning som avstemmes mot de utstedte kontantfakturaene. Oppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares. Det vil ikke bli krav om føring av kontantfakturaer i kundespesifikasjonen i større grad enn det som allerede følger av de generelle reglene i bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd.

Den bokføringspliktige må selv vurdere om bruk av unntaksregelen er hensiktsmessig og gir forsvarlig intern kontroll knyttet til kontantsalget. Hvis den bokføringspliktige velger å benytte løsningen med utstedelse av salgsdokument (kontantfaktura), er det ikke nødvendig å anskaffe eller oppgradere til et kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og -forskrifta.

En annen endring er at bokføringspliktige med kontantsalg som ikke overstiger kr. 50 000 eksklusive MVA i løpet av et regnskapsår, etter bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd nytt annet punktum kan benytte de unntaksreglene som allerede finnes for dokumentasjon av ambulerende og sporadisk kontantsalg. Dette innebærer at slikt kontantsalg kan dokumenteres på en av tre måter:

• Fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte.
• Ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag.
• Ved datert og signert oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter.

Det skal alltid skrives kvittering dersom kunden ber om det. Også i slike tilfeller krever bokføringsforskriften § 5-4-5 at det foretas daglig opptelling av kassabeholdning som avstemmes mot salgsdokumentasjonen. Oppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares. Bokføringspliktige med svært lite kontantsalg vil med andre ord ikke behøve å anskaffe eller oppgradere til et kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og -forskrifta.